All’inizio degli anni novanta l’archivio del Comune di Penne versava in un desolante stato di precarietà. Il fondo documentale era frazionato tra il caveau della Banca di Credito Cooperativo di Castiglione Messer Raimondo e Pianella per motivi di sicurezza, il Museo Civico Diocesano di Penne e la sede municipale. Se i locali della banca e del museo potevano essere considerati idonei alla conservazione dei manoscritti e delle pergamene, i locali comunali destinati ad archivio, all’interno dell’ex convento di S. Domenico, erano umidi e fatiscenti e dall’accesso indiscriminato.

Nel 1995 il personale della cooperativa “Archivi e Cultura” ha eseguito il trasferimento della documentazione dai locali del municipio nella sede attuale, in via C. De Caesaris n. 18. In seguito, nel 2001, anche i registri sette-ottocenteschi, ancora depositati presso il Museo Civico Diocesano, hanno trovato la loro collocazione nell’edificio adibito ad archivio storico della Città. In questo modo, si sono potute intensificare le operazioni di schedatura, ordinamento ed inventariazione analitici.

Il primo problema è stato quello di individuare segnature archivistiche di ordinamenti precedenti per poter ricostituire l’archivio originario secondo il “metodo storico”.

Per i documenti del periodo preunitario¹, rivelatasi l’impossibilità di utilizzare un ordinamento ante litteram del cinquecento molto incompleto, quello del 1756 ed il successivo del 1841 – 1842, perché parziali e senza alcun ordine cronologico o apparentemente logico, se ne è dovuto creare uno ex novo. La disposizione seriale creata ha preso in considerazione gli ordinamenti archivistici d’antico regime effettuati in altri comuni del Mezzogiorno d’Italia e, soprattutto, della particolare  struttura del regimento di Penne.

Il fondo archivistico, per il periodo preunitario, è stato scandito secondo la cesura istituzionale data dalle riforme attuate dai francesi e conservate dal restaurato re Borbone. Sono state create tredici serie per l’antico regime, nove per il periodo successivo, e tredici sottoserie. All’interno delle serie e delle sottoserie le unità sono state ordinate cronologicamente. Le pergamene sono state disposte all’inizio dell'inventario sotto la dizione “Diplomatico” (1.1), in quanto custodite da tempo in luogo distinto e in modo separato dalla documentazione cartacea; anche queste  sono state numerate progressivamente in ordine cronologico. I “Codici” comprendono sia la copia della raccolta degli statuti cittadini  eseguita nel 1548, il “Catena”; sia la raccolta delle trascrizioni  di privilegi di immunità e di concessioni di papi, imperatori, re e altri accordati alla Chiesa e all’Universitas di Penne e conservati in vari archivi, il “Salconio”. È, inoltre, utile specificare che le residue carte della Corte civile non hanno dato vita ad un archivio aggregato ma sono state considerate parte integrante dell’archivio dell’Universitas. Infatti, il giudice era uno degli organi di essa e con il camerlengo ed i consiglieri, costituiva il reggimento cittadino. Si è ritenuto opportuno non suddividere eccessivamente il materiale cartaceo sciolto creando serie arbitrarie: per questo motivo i documenti di natura fiscale formano una sottoserie (1.9.2) mentre un’altra comprende il registro dell’erario, ultimo superstite di una presumibile serie più numerosa in passato. Inoltre la corrispondenza in arrivo, vale a dire le lettere dei personaggi delle case de Medici e Farnese sono state riunite insieme e conservate con l’unico registro degli ordini circolari, anch’esso ultimo di una presumibile serie andata perduta. Infine si è pensato di creare la serie “documenti di varia provenienza”; si tratta di documenti di emissione e di provenienza diverse, in particolare di “argomento” ecclesiastico la cui presenza in un archivio laico è alquanto singolare.

In altri casi, invece, si è potuto accertare con sicurezza l’interdipendenza (il c.d. vincolo archivistico) di documenti, apparentemente estranei all’ archivio municipale, perché pur essi di natura ecclesiastica, con altri, in particolare con quelli relativi alle vicende giudiziarie legate alla lunga vertenza tra Penne ed Atri per la “preminenza” tra le due Chiese.

La documentazione ottocentesca del periodo francese e della restaurazione, nella sua scarna consistenza dovuta alle molteplici dispersioni, può dare soltanto un’idea approssimativa dell’archivio al tempo.

In alcuni casi si è scelto di andare oltre il limite temporale dettato dal periodo postunitario: nella “Beneficenza” (11.8) sono presenti sia il registro dei “Maritaggi del Comune di Penne” degli anni 1831-1899 sia quello successivo del 1899-1910: quest’ultimo, unico del periodo postunitario, sarebbe stato totalmente isolato in tale archivio senza alcuna connessione con altri della stessa tipologia. In maniera analoga si è operato per alcuni disegni, della seconda metà dell’Ottocento, schedati insieme con il fascicolo, l’unico, riguardante il “Fonte Ventino”.

Nell’ordinamento della parte postunitaria, sono state individuate, in primo luogo, le serie dei registri e la serie del carteggio.

I registri si articolano in   25 serie,  fra cui i registri deliberativi del Consiglio comunale, della Giunta municipale e del podestà; i registri contabili, i ruoli dei tributi comunali e gli inventari dei beni mobili e immobili; le liste di leva, i ruoli matricolari, i registri di popolazione, i registri delle emigrazioni e delle immigrazioni e i registri diversi. In quest’ultima serie sono state specificate delle sottoserie riconducibili alle materie amministrative proposte dalla circolare “Astengo”, in cui sono confluiti i registri e alcuni schedari, che pur testimoniando l’attività dell’ente produttore, non ne riferiscono la struttura fondamentale.

Per il carteggio amministrativo, dal 1861 al 1964, è stato accertato l’uso di tre titolari principali, grazie agli elementi emersi dallo studio dei protocolli della corrispondenza, della rubrica del protocollo (1884 – 1886) e delle note archivistiche individuate sui documenti, sui dorsi e/o nei frontespizi delle condizionature. Si è , tuttavia, consapevoli di una maggiore frammentarietà d’interventi.

Per gli atti prodotti o ricevuti dall’Ente dal 1861 al 1875 non sono state rilevate tracce di ordinamenti archivistici, per cui sono state ipotizzate alcune serie e sottoserie sulla scorta dei pochi fascicoli superstiti. Durante l’operazione di definizione delle serie si è ritenuto opportuno fare riferimento allo schema  di titolario proposto per gli atti degli archivi comunali ante 1897, quando non esista una struttura di classificazione archivistica originaria o non sia ricostruibile, in C. SALVATI, Orientamenti archivistici, Napoli, 1979: si sono ottenute cinque serie e otto categorie.

Il primo titolario contiene le unità archivistiche del carteggio amministrativo comunale dal 1876 al 1885. Questo è stato ricostruito in seguito ad uno studio attento della “rubrica del protocollo 1884” e della classificazione archivistica degli atti presente nei protocolli della corrispondenza dal 1876 al 1885. Facendo un esame comparato fra la classificazione dei fascicoli riportati nella rubrica del protocollo con il titolo originario e le segnature presenti nei registri della corrispondenza dello stesso periodo, nonché con gli oggetti dei fascicoli e con le segnature archivistiche dei documenti residuali si sono ricavate cinque serie e settantaquattro categorie.

Sempre nella rubrica del protocollo, dopo la parte riservata al 1884-1885, si nota il tentativo di comporre un titolario (il secondo) con l’attribuzione di diciture specifiche alle serie e alle categorie. L’esperienza, purtroppo, s’interrompe alla serie prima, categoria sesta. Tuttavia, sempre con l’ausilio dei riferimenti archivistici presenti nelle fonti documentali dal 1886 al 1897, è stato possibile ricostruire l’intero titolario formato da sette serie e trentasette categorie. Infine, l’ultimo titolario è costituito dalle XV categorie della nota circolare “Astengo”. Infatti, il Comune di Penne applicò già dal 1898 le norme per la classificazione dei documenti emanate con la circolare del Ministero dell’interno dell’1 marzo 1897 n. 17.100-2.

Durante l’elaborazione dell’inventario postunitario, si è cercato di rispettare la segnatura originaria degli atti disponendo le unità archivistiche secondo i titolari ricostruiti. Tuttavia, in alcuni casi le stesse “pratiche” erano state oggetto di diversi interventi di classificazione. In questo caso, si è scelto di prediligere la classificazione archivistica più consona all’economia dell’ordinamento della serie del carteggio, facendo riferimento a valutazioni precise compiute dagli ordinatori. A volte, si è dovuto optare per l’unica segnatura superstite o a limite attribuire una classificazione ex novo. Nella struttura dell’inventario sono state riportate solo le serie e le categorie di cui sono rimaste delle testimonianze documentali in archivio. Si segnala, inoltre, che in alcuni casi gli estremi cronologici dei fascicoli hanno superato le cesure temporali desunte dalla ricostruzione dei diversi ordinamenti.

L’inventario postunitario è stato strutturato in serie aperte per quanto riguarda i registri e il carteggio dal 1898 al 1964: in questo caso, la numerazione archivistica riprende dal n. 1  per ogni serie o sottoserie dei registri e per ogni classe del carteggio. Nel carteggio dal 1862 al 1897 le unità archivistiche presentano un numero di corda consecutivo, considerato che questa parte non sarà implementata da altra produzione documentale. La descrizione delle unità considera:

- titolo completo originario o coevo all’uso effettivo dell’unità, riportato tra virgolette adattando le lettere maiuscole all’uso moderno; in mancanza del titolo, se ne è tentata una ricostruzione sulla scorta di pezzi simili della stessa serie;

- data cronica secondo il computo moderno e, ove presente, topica per i documenti singoli sciolti; estremi cronologici iniziali e finali per le unità complesse come registri, volumi e fascicoli. Per i documenti medievali in originale, in ogni caso, si riportano tutti gli elementi cronologici, per quelli di età moderna solo nei casi in cui si riscontrano difformità tra di essi tali da richiedere discussione critica in un’apposita nota. Si è provato a datare i documenti totalmente privi di dati cronici, come i memoriali, note, ecc., in base a motivazioni di cui si dà conto in nota: in caso di datazione non certa e compresa tra estremi distanti tra loro si tiene presente la data più recente per l’ordine cronologico;

- contenuto riassunto in forma concisa nonché contenuto di eventuali inserti e allegati; in coda sono indicati: nome del notaio, valore diplomatico del pezzo, ulteriori copie, presenza di rubriche, indici o tabule;

- definizione archivistica (registro, volume, fascicolo, unità documentaria, pacco, scatola schedari, piante e disegni), tipo di legatura e supporto, numerazione (originaria, posteriore o recente con indicazione di eventuali lacune (il supporto e la numerazione delle carte sono stati specificati solo per l’archivio preunitario); non vengono segnalate le carte bianche. Si precisa che, in presenza di più esemplari o di un originale e di copie, si danno in successione le carte di ciascun pezzo, separate da un punto e virgola);

- indicazione dello stato di conservazione e della lingua (nella parte preunitaria), di eventuali numerazioni antiche e del codice di classificazione. I nomi delle istituzioni sono sempre con lettera iniziale maiuscola.